Gestionar las bajas laborales sin improvisar: lo que toda empresa debería tener claro

Jun 16, 2026

Cuando un trabajador comunica que se va de baja, el reloj empieza a correr para la empresa. Hay obligaciones que cumplir, plazos que respetar, nóminas que calcular de forma diferente y, cada vez más, datos que enviar al INSS de manera telemática.

El problema es que muchas pymes gestionan las bajas laborales de forma reactiva: cuando llega la baja, se improvisa. Y eso tiene consecuencias: errores en nóminas, sanciones por incumplimiento, o decisiones mal tomadas en situaciones delicadas como una baja larga o un posible despido durante la incapacidad.

Hoy en Octoedro te explicamos cómo funciona la gestión de bajas laborales en 2026, qué obligaciones tiene tu empresa, cómo se calcula lo que cobra el trabajador y qué errores conviene evitar antes de que lleguen las inspecciones.

¿Qué es la incapacidad temporal y qué tipos existen?

La incapacidad temporal (IT) es la situación legal que ampara a un trabajador cuando no puede desempeñar su actividad profesional de forma temporal, ya sea por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente laboral o accidente no laboral, mientras recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social.

Cada tipo de contingencia tiene sus propias reglas respecto a quién paga, desde qué día y qué porcentaje de la base reguladora corresponde al trabajador.

Contingencias comunes: enfermedad común y accidente no laboral

Son las bajas más frecuentes. Gripes, lesiones fuera del trabajo, intervenciones quirúrgicas programadas. En estos casos:

Los días 1 al 3 de baja no se cobra nada. Del día 4 al 20, el trabajador percibe el 60% de la base reguladora. Desde el día 21 en adelante, el trabajador pasa a cobrar el 75% de la base reguladora.
Entre el día 4 y el 15 de baja, ambos inclusive, el abono corre a cargo del empresario. A partir del día 16, el abono corresponde a las entidades gestoras de la Seguridad Social (INSS o Mutua), aunque materialmente la empresa lo adelanta mediante el sistema de pago delegado.

Contingencias profesionales: accidente laboral y enfermedad profesional

No se exige período mínimo de cotización previa.
El trabajador obtiene desde el primer día de baja una prestación del 75% de su base reguladora.
El primer día corre a cargo de la empresa; a partir del segundo, lo gestiona la Mutua.

Bajas especiales reconocidas desde 2023

La Ley Orgánica 1/2023 reconoció nuevas causas especiales de incapacidad temporal: menstruación incapacitante secundaria, situaciones de aborto voluntario o no, baja por gestación desde la semana 39 del embarazo, y donación de órganos o tejidos para trasplante.

Estas situaciones tienen tratamiento específico y su gestión requiere atención particular en nóminas.

En Octoedro te ayudamos a gestionar correctamente cada tipo de baja, calcular las prestaciones y cumplir con todas las obligaciones frente a la Seguridad Social. Puedes conocer cómo trabajamos en nuestro servicio de asesoría laboral, donde acompañamos a empresas en la gestión de nóminas, bajas, contratos y cumplimiento laboral.

Qué obligaciones tiene la empresa cuando un trabajador está de baja

El nuevo sistema de partes médicos: qué ha cambiado

Según el Real Decreto 1060/2022, los trabajadores ya no están obligados a entregar a su empresa el parte médico de baja. El servicio público de salud, la mutua o la empresa colaboradora remite los partes de baja, confirmación y alta al INSS telemáticamente.

Esto no significa que la empresa no tenga nada que hacer. Al contrario:

Las empresas tienen la obligación de remitir al INSS, en un plazo máximo de tres días hábiles y a través del Sistema RED, los datos económicos del parte médico de baja.

La nueva obligación de 2026: comunicar el puesto de trabajo y funciones

Desde finales de 2025, se refuerza la obligación de que las empresas comuniquen al INSS el puesto de trabajo y la descripción de funciones de la persona en IT mediante canales telemáticos.

La idea es que el evaluador médico disponga de contexto real para decidir si procede mantener la baja o emitir alta, porque no es lo mismo una lumbalgia en un trabajo de oficina que en uno de carga física. El incumplimiento puede constituir infracción administrativa.

Resumen de obligaciones de la empresa durante una baja

Obligación	Plazo	Canal
Comunicar datos económicos del parte de baja	Máximo 3 días hábiles	Sistema RED
Comunicar puesto de trabajo y descripción de funciones	Al inicio de la baja	Sistema RED / Fichero FDI
Abonar el pago delegado en nómina	Mensualmente durante la baja	Nómina + compensación SS
Mantener el alta en Seguridad Social del trabajador	Durante toda la baja	Sistema RED
Comunicar el alta al recibir notificación del INSS	Primer día hábil siguiente	Sistema RED

Duración de la baja: plazos y qué pasa cuando se alarga

La baja médica por incapacidad tiene unos plazos máximos establecidos: 365 días iniciales como plazo máximo general, más 180 días de prórroga si se prevé curación o mejoría para asumir las funciones del puesto de trabajo.

Tras 545 días de baja, el contrato laboral queda suspendido (no extinguido) y el INSS deberá, mediante resolución motivada, tomar una decisión: emitir un alta médica, proponer al trabajador para la calificación del grado de incapacidad permanente, o demorar la calificación por posible mejoría hasta los 730 días.

Un punto crítico que toda empresa debe conocer: estar de baja no justifica un despido y puede ser declarado nulo por discriminación. Aunque la empresa deje de cotizar por el trabajador tras los 18 meses de baja, el contrato sigue vigente.

Errores más frecuentes en la gestión de bajas laborales en pymes

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
No comunicar los datos económicos al INSS en plazo	Infracción administrativa	Automatizar el proceso en el sistema RED desde el primer día
No comunicar el puesto de trabajo y funciones	Infracción + gestión incorrecta de la baja	Tenerlo protocolizado antes de que llegue la primera baja
Calcular mal la prestación según el tipo de contingencia	Pago incorrecto al trabajador + problemas en la compensación	Verificar siempre si es común o profesional antes de calcular
Despedir a un trabajador durante la baja sin causa justificada	Declaración de nulidad del despido	Consultar con asesoría laboral antes de tomar cualquier decisión
No revisar el convenio colectivo aplicable	Pagar menos de lo que corresponde según mejoras del convenio	Consultar las cláusulas de mejora de IT de cada convenio
Confundir pago delegado con pago directo	Errores en la compensación con la Seguridad Social	Revisar cada caso con asesoría especializada

Si quieres profundizar en las obligaciones laborales que más se pasan por alto en empresas con trabajadores, te recomendamos este artículo sobre las obligaciones laborales que muchas pymes olvidan al empezar el año, donde abordamos los puntos de cumplimiento que más generan problemas en inspecciones.

Gestiona las bajas laborales con el respaldo de Octoedro

Una baja laboral bien gestionada no solo evita sanciones. También protege a la empresa frente a decisiones que, tomadas sin criterio, pueden acabar en un procedimiento laboral costoso.

En Octoedro nos ocupamos de la gestión completa de las bajas de tu empresa: comunicaciones al INSS, cálculo de prestaciones, coordinación con la Mutua y asesoramiento en los casos más delicados, como bajas largas o situaciones donde se plantea una posible extinción del contrato.

Si tienes trabajadores en baja o quieres tener el proceso bien definido antes de que llegue la primera, lo mejor es hablarlo con calma. Hablemos y ponemos orden juntos.

Preguntas frecuentes sobre bajas laborales en empresas

¿Tiene el trabajador que entregar el parte de baja a la empresa?

No, desde abril de 2023 el trabajador ya no está obligado a entregar el parte a la empresa. Es el sistema público de salud o la Mutua quien lo comunica al INSS telemáticamente, y el INSS lo pone a disposición de la empresa a través del Sistema RED.

¿Quién paga al trabajador cuando está de baja?

Depende del día y del tipo de contingencia. En bajas por enfermedad común, los tres primeros días no se cobran; del 4 al 15 paga la empresa; a partir del día 16 paga el INSS o la Mutua, aunque habitualmente la empresa lo adelanta mediante pago delegado y lo compensa en las cuotas a la Seguridad Social.

¿Puede la empresa despedir a un trabajador que está de baja?

Un despido motivado únicamente por la baja puede ser declarado nulo. No obstante, sí pueden existir causas objetivas o disciplinarias independientes de la situación de IT. Antes de tomar cualquier decisión de este tipo, es imprescindible consultar con asesoría laboral.

¿Qué pasa si la baja se alarga más de un año?

A partir de los 365 días, el INSS puede prorrogar la baja hasta 545 días si se prevé mejoría, iniciar un expediente de incapacidad permanente o, en casos extremos, alargar los efectos económicos hasta los 730 días. El contrato queda suspendido pero no extinguido durante todo este periodo.

¿Qué es el pago delegado y en qué se diferencia del pago directo?

En el pago delegado, la empresa adelanta al trabajador la prestación que le corresponde y después la compensa con las cuotas que debe a la Seguridad Social. En el pago directo, es el INSS o la Mutua quien paga directamente al trabajador, sin intervención de la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se extingue el contrato durante la baja.

¿Qué datos tiene que enviar la empresa al INSS cuando hay una baja?

Principalmente dos: los datos económicos del trabajador (base de cotización, tipo de contrato, jornada) en un plazo máximo de tres días hábiles desde la recepción del parte, y la descripción del puesto de trabajo y las funciones que desempeña el trabajador. Esta segunda obligación se ha reforzado en 2026.

¿Todos los convenios colectivos pagan igual durante la baja?

No. Muchos convenios incluyen cláusulas de mejora que complementan la prestación de la Seguridad Social, llegando en algunos casos a garantizar el 100% del salario desde el primer día de baja. Hay que revisar siempre el convenio aplicable antes de calcular la nómina de un trabajador en IT.