Certificado digital de empresa: para qué sirve y cómo obtenerlo

El certificado digital de empresa es el documento electrónico que permite a una sociedad o a su representante realizar trámites con la Administración sin pisar una oficina: presentar impuestos, gestionar la Seguridad Social o firmar documentos con validez legal, todo desde el ordenador. 

Sin él, cualquier gestión online con Hacienda o el Registro Mercantil queda bloqueada.

En Octoedro acompañamos a empresas de Barcelona en la obtención y el uso correcto de este certificado, que es el paso previo a casi cualquier gestión administrativa moderna. También se conoce como certificado de representante, y lo emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) sin coste para la empresa.

En este artículo explicamos qué tipos de certificado existen, cómo solicitarlo paso a paso y para qué trámites concretos lo vas a necesitar.

¿Qué es el certificado digital de empresa?

El certificado electrónico de empresa contiene los datos identificativos del negocio, previamente autenticados por la FNMT, y permite acreditar la identidad de la sociedad ante la Administración de forma telemática. Antes de su existencia, cualquier gestión burocrática exigía desplazamiento físico; hoy se resuelve desde el navegador.

En el ámbito empresarial, los destinatarios de este certificado son:

• Representantes de personas jurídicas que actúan como administradores únicos o solidarios.
• Representantes de personas jurídicas en general.
• Representantes de entidades sin personalidad jurídica.

Tipos de certificado digital para empresas

No todos los certificados sirven para lo mismo. Los más habituales son:

• Certificado de Representante de Entidad (soporte software o tarjeta criptográfica): vincula a una persona física con la organización para la que trabaja, dejando constancia de su cargo.
• Certificados de pertenencia a empresa: con una validez de tres años, facilitan la firma electrónica a empleados, colegios y asociaciones profesionales.
• Certificados de aplicación: permiten recibir información firmada desde una aplicación y comprobar su integridad.

Cómo solicitar el certificado digital FNMT paso a paso

El proceso de solicitud del certificado digital sigue siempre la misma secuencia, tanto si se tramita desde la web de la FNMT como desde la sede de la Agencia Tributaria:

1. Configuración previa: instalar el configurador FNMT-RCM en el navegador desde el que se hará todo el proceso.
2. Solicitud del código: introducir el NIF y un correo electrónico en la web de la FNMT. Se recibe un código de solicitud y se crea una contraseña que se pedirá de nuevo en la descarga.
3. Acreditación de identidad: es necesario pedir cita previa en una oficina de registro (la Agencia Tributaria actúa como tal) y presentar el código junto con la documentación acreditativa.
4. Descarga del certificado: desde el mismo equipo y navegador con los que se hizo la solicitud, introduciendo NIF y código.
5. Copia de seguridad: exportar el certificado a un dispositivo externo, para poder recuperarlo si el equipo se daña o hay que instalarlo en otro dispositivo.

Toda esta gestión forma parte del día a día administrativo de cualquier SL, junto con altas, cambios societarios o la relación con Hacienda y la Seguridad Social. Nuestro equipo de gestoría administrativa acompaña a las empresas en todo el trámite del certificado FNMT, para que no se quede a medias por un paso mal hecho.

Para qué sirve el certificado digital en el día a día de la empresa

Una vez instalado, el certificado permite resolver de forma telemática trámites como:

• Presentación de impuestos y tasas ante Hacienda.
• Comunicaciones con la Seguridad Social.
• Certificaciones y gestiones en el Registro Mercantil.
• Firma de documentos y facturas con validez legal.
• Solicitudes de subvenciones, ayudas y liquidación de impuestos.

Esto se traduce en menos desplazamientos, menos errores derivados de trámites manuales y disponibilidad las 24 horas, los 365 días del año.

Instalación y copia de seguridad: no lo dejes para más tarde

Una vez descargado, conviene comprobar que el certificado se ha instalado correctamente en el almacén de certificados del navegador. 

Si en el momento de la descarga no se generó una copia de seguridad, es recomendable hacerla después: es la única forma de recuperar el certificado si el equipo falla o de instalarlo en un segundo dispositivo sin tener que solicitar uno nuevo desde cero.

Gestiona tu certificado digital con Octoedro

En Octoedro ayudamos a empresas de Barcelona a tramitar y mantener al día su certificado digital de empresa, desde la primera solicitud hasta la renovación cuando corresponda, sin que ningún trámite administrativo se quede bloqueado por falta de tiempo.

Si tu empresa todavía no tiene certificado digital, o necesita renovarlo, contacta con nosotros y lo gestionamos juntos.

Preguntas frecuentes sobre el certificado digital de empresa