Registro retributivo obligatorio: ¿qué es y a quién afecta?

Si tienes una empresa, probablemente hayas oído hablar del registro retributivo en algún momento de los últimos años, pero no siempre queda claro si te afecta, desde cuándo y qué tiene que contener exactamente. La confusión es normal: se mezcla con el plan de igualdad, con la auditoría retributiva y con la brecha salarial, como si fueran la misma obligación.

No lo son. El registro retributivo obligatorio existe desde 2019, se ajustó en 2021 con un decreto específico y afecta a todas las empresas, tengan la plantilla que tengan. La auditoría retributiva es otra cosa, y solo aplica a una parte de ellas.

En Octoedro aclaramos qué es el registro retributivo, quién debe tenerlo, qué información exige la ley y qué diferencia hay con la auditoría, con la normativa oficial como única referencia.

¿Qué es el registro retributivo?

El registro retributivo es el documento en el que una empresa recoge los valores medios (media aritmética y mediana) de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales que recibe su plantilla, desglosados por sexo y agrupados por categoría, nivel o puesto. Su finalidad, tal y como la define la normativa, es «garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada».

Para que quede claro qué es el registro retributivo: no recoge lo que cobra cada persona de forma individual, sino los promedios por grupo. Esa información individual es necesaria para hacer el cálculo, pero no aparece en el documento final.

¿A quién afecta el registro retributivo obligatorio?

Aquí es donde más confusión hay, y la respuesta es sencilla: todas las empresas, sin excepción por tamaño. El artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores no distingue entre una empresa de 3 personas y una de 300. La obligación es universal.

Algunos matices que vale la pena tener claros:

• El registro retributivo en empresas de menos de 50 trabajadores existe igual que en las grandes; lo que cambia con el umbral de 50 es la obligación adicional de auditoría, no la del registro.
• Se incluye a todo el personal por cuenta ajena, también directivos y altos cargos.
• Las sociedades cooperativas solo lo elaboran si tienen trabajadores por cuenta ajena.
• Una empresa con plantilla formada solo por hombres o solo por mujeres también debe tenerlo: la obligación no depende de si hay comparación posible.

Marco normativo: de dónde sale esta obligación

El registro retributivo ley que lo sostiene no es una sola norma, sino varias que se han ido sumando:

• Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo: introduce la obligación en el Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 8 de marzo de 2019.
• Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva: desarrolla el contenido concreto del registro, en vigor desde el 14 de abril de 2021.
• Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre: regula los planes de igualdad, que es donde entra la auditoría retributiva.
• Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres: el marco general del que parte todo lo anterior.

Es decir, si tu empresa lleva el registro tal y como lo diseñó la norma de 2019 pero no lo ha adaptado al contenido del RD 902/2020, técnicamente sigue sin estar al día.

¿Qué debe incluir el registro retributivo?

El contenido mínimo, según el RD 902/2020, tiene que reflejar:

• Salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desglosados uno a uno (plus de antigüedad, complemento nocturno, dietas, pluses de transporte, etc.).
• Valores medios (media y mediana) de cada concepto, por sexo.
• Agrupación por grupos profesionales, categorías, nivel o puesto.
• El periodo de referencia es siempre el año natural, del 1 de enero al 31 de diciembre.

Hay un matiz que muchas empresas pasan por alto: si en una empresa de 50 o más personas trabajadoras el promedio retributivo de un sexo supera al del otro en un 25% o más, hay que incluir en el registro una justificación de que esa diferencia no está relacionada con el sexo. No hacerlo, o no poder justificarlo, es lo que suele derivar en inspección.

Registro retributivo y auditoría retributiva: no es lo mismo

Esta es la confusión más habitual, y conviene resolverla de una vez:

Si tu empresa no llega al umbral que obliga a tener plan de igualdad, no te corresponde la auditoría, pero el registro salarial obligatorio lo tienes igualmente, sin excepción.

Si no tienes claro si tu registro retributivo cumple el RD 902/2020, nuestra asesoría laboral en Barcelona te lo revisa y te dice qué falta.

¿Cómo elaborar el registro retributivo? La Herramienta IR!

Para facilitar el cumplimiento, el Ministerio de Trabajo y Economía Social, el Ministerio de Igualdad, CCOO, UGT, CEOE y CEPYME desarrollaron de forma conjunta la Herramienta IR! (Herramienta de Igualdad Retributiva): un libro de registro retributivo en Excel de uso voluntario que, una vez introducidos los datos, calcula automáticamente los valores medios que exige la norma.

Está disponible en la web del Ministerio de Trabajo y Economía Social, junto con una guía de uso.

Su uso no es obligatorio, pero aplicarla correctamente garantiza que el resultado cumple con las exigencias del artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y del RD 902/2020. Si prefieres no depender de una plantilla genérica, cualquier modelo de registro retributivo obligatorio que recoja los mismos campos (conceptos desagregados, valores medios por sexo y grupo) es igual de válido.

¿Quién tiene acceso al registro retributivo?

El acceso está pensado en cascada:

• La representación legal de los trabajadores, si existe, tiene acceso al contenido íntegro del registro.
• Si no hay representación legal, cada trabajador puede acceder directamente, pero solo a las diferencias porcentuales entre hombres y mujeres, no a las cuantías medias efectivas.
• Antes de elaborar o modificar el registro, la empresa debe consultar a la representación legal de los trabajadores con al menos diez días de antelación.

Todo este acceso se rige, además, por el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos.

Esto conecta con otras obligaciones que conviene revisar en paralelo: qué conceptos entran dentro de la retribución en especie de la nómina, qué papel juega la representación de los trabajadores si tu empresa necesita un comité de empresa, y qué otras obligaciones laborales se olvidan con frecuencia al gestionar una plantilla.

La respuesta para tu gestión laboral es la asesoría especializada de Octoedro

Entre el registro retributivo, la posible auditoría y el plan de igualdad, es fácil que una empresa cumpla con una parte y se deje otra sin darse cuenta, sobre todo si ha ido creciendo de plantilla y ha cruzado umbrales sin revisarlo.

En Octoedro ayudamos a empresas a tener su registro retributivo al día, adaptado al RD 902/2020, y a saber si les corresponde también auditoría por su tamaño de plantilla. Si quieres revisar la asesoría laboral de tu empresa en este punto, contacta con nosotros.

Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo obligatorio