La documentación contable no es solo un requisito formal que se cumple por inercia. Para una empresa, es la base que permite acreditar operaciones, justificar impuestos y responder con solvencia ante una revisión de Hacienda o del Registro Mercantil. 

a pregunta habitual no es solo qué guardar, sino cuánto tiempo conservar documentación contable sin acumular archivos innecesarios ni asumir riesgos.

En este artículo de Octoedro explicamos qué documentación contable se debe guardar y durante cuánto tiempo, para evitar errores frecuentes como destruir facturas o conservar menos documentación de la necesaria ante una inspección.

Normativa mercantil: 6 años para la documentación contable y mercantil

El punto de partida es el artículo 30 del Código de Comercio. Establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio durante seis años desde el último asiento realizado en los libros.

Cuando hablamos de qué documentos debe guardar una SL en el ámbito mercantil, debemos incluir no solo los libros contables obligatorios, sino también contratos, facturas, presupuestos aceptados y cualquier soporte que justifique anotaciones contables. Además, la obligación no distingue entre papel y formato digital: las facturas enviadas o recibidas por correo electrónico también forman parte de la documentación a conservar.

Documentación mercantil que debe conservarse

Entre los principales documentos sujetos al plazo de seis años se encuentran:

• Libro Diario.

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

• Cuentas anuales firmadas y depositadas.

• Contratos a largo plazo y acuerdos societarios.

• Copias de seguridad de registros contables .

Esta obligación se aplica tanto si la empresa tiene actividad como si atraviesa un periodo sin operaciones. Incluso en procesos de liquidación, los libros deben conservarse durante el plazo legal correspondiente. En la práctica, muchas empresas optan por mantener un margen adicional de seguridad, especialmente cuando existen operaciones complejas o financiación bancaria vinculada a ejercicios anteriores.

Normativa tributaria: 4 años (y hasta 10 en determinados casos)

Desde el punto de vista fiscal, la referencia es la Ley General Tributaria. El artículo 66 fija en cuatro años el plazo de prescripción del derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria o exigir su pago.

La documentación con trascendencia tributaria que sirva de soporte a declaraciones y autoliquidaciones debe mantenerse, como mínimo, durante ese plazo.

Esto incluye facturas emitidas y recibidas, libros registro de IVA, justificantes de gastos deducibles y modelos presentados. El cómputo comienza, con carácter general, desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la declaración correspondiente.

Casos en los que el plazo se amplía

No siempre bastan cuatro años. Existen supuestos en los que la Agencia Tributaria puede revisar documentación durante un periodo más amplio:

Libros contables obligatorios y documentación ante una inspección de Hacienda

Más allá de los plazos, conviene tener claro cuáles son los libros contables obligatorios según el tipo de empresa.

En el caso de sociedades mercantiles, la obligación incluye como mínimo el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que deben legalizarse en el Registro Mercantil. Además, existen libros societarios como el Libro de Actas o el Libro Registro de Socios en las SL.

Archivo contable de una empresa: cómo organizarlo sin acumular riesgos

Saber cuánto tiempo guardar facturas empresa es solo una parte del trabajo. La otra es establecer un sistema de archivo que permita localizar cualquier documento con rapidez y demostrar su autenticidad. 

En la práctica, un archivo contable empresa bien estructurado suele organizarse por ejercicios y por tipo de documento. Separar facturación, impuestos, contratos y libros contables facilita tanto el cierre anual como la respuesta ante inspecciones.

Además, conviene documentar la fecha exacta a partir de la cual empieza a contar el plazo de conservación, especialmente en materia tributaria.

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Tener la documentación contable organizada no es una cuestión administrativa menor. Es lo que te permite afrontar una inspección sin improvisaciones, cerrar el ejercicio con seguridad y tomar decisiones con información fiable. 

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Preguntas frecuentes sobre documentación contable