Factura electrónica en pymes: por qué tendrás que usar hasta tres plataformas

La factura electrónica en pymes dejará de ser una opción entre 2027 y 2028, y el cambio no se limita a cambiar de programa de facturación: implica coordinar hasta tres sistemas distintos que hoy funcionan por separado.

En Octoedro acompañamos a empresas de Barcelona en la adaptación a las nuevas obligaciones de facturación electrónica, para que el cambio no coja a nadie a contrapié cuando llegue su plazo.

En este artículo explicamos qué es exactamente la factura electrónica obligatoria, desde cuándo aplica según el tamaño de tu empresa y por qué, en la práctica, tu pyme puede acabar operando con tres plataformas distintas para cumplir con todo.

¿Qué es la factura electrónica y en qué se diferencia de VeriFactu?

Conviene aclarar esto desde el principio porque genera bastante confusión: factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo, aunque ambas obligaciones llegan casi a la vez.

VeriFactu regula el software de facturación desde una perspectiva fiscal: obliga a que los sistemas informáticos remitan los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática e inalterable. Es una obligación de control interno del propio programa.

La factura electrónica entre empresas y profesionales, en cambio, regula la relación comercial: cómo se emite, se envía y se recibe la factura, y cómo se comunica su aceptación, rechazo o pago entre las partes. Es una obligación de intercambio, no solo de registro.

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica para pymes?

Saber desde cuándo es obligatoria la factura electrónica te permite planificar la adaptación con margen, en lugar de improvisar en el último trimestre.

El calendario previsto, ligado a la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla la Ley Crea y Crece, distingue dos fases según el volumen de facturación de tu empresa:

Aunque tu pyme entre en la segunda fase, no conviene dejarlo para el último momento: adaptar el software, los circuitos internos y al equipo lleva tiempo, y el plazo definitivo depende todavía de la publicación en el BOE.

Las tres plataformas que tu pyme va a tener que coordinar

Aquí está la parte que menos se explica: la facturación electrónica en España no llega a través de un único sistema, sino de tres piezas que trabajan en paralelo.

1. El software de facturación con VeriFactu. Es la base: el programa que emite tus facturas debe cumplir los requisitos técnicos de VeriFactu y remitir los registros a Hacienda en el momento de la emisión.

2. La plataforma de intercambio B2B. Puede ser una plataforma privada autorizada o la solución pública gratuita que gestionará la AEAT. A través de ella se emiten y reciben las facturas propiamente dichas, en formatos estructurados como Facturae, UBL, CII o EDIFACT.

3. FACe, si facturas a la Administración. Si tu empresa ya trabaja con organismos públicos, es probable que uses FACe desde hace años: la plataforma de facturación electrónica del sector público sigue funcionando en paralelo, y no queda sustituida por la nueva normativa B2B.

En la práctica, una pyme que factura tanto a empresas privadas como a la Administración puede acabar operando con tres sistemas conectados entre sí, que no siempre «hablan» automáticamente el mismo idioma.

Muchas empresas aprovechan este cambio para revisar a la vez otras obligaciones que conviene tener ordenadas, como el IVA trimestral en empresas: al fin y al cabo, la información de las facturas electrónicas es la base sobre la que se calcula ese impuesto cada trimestre.

Tener esa información centralizada y al día (como ocurre cuando trabajas con contabilidad colaborativa) facilita mucho la transición cuando llegue el cambio de sistema.

Cómo funcionará el intercambio de facturas entre plataformas

La norma obliga a las plataformas privadas de facturación electrónica a interconectarse entre sí de forma gratuita cuando un cliente lo solicite, para que ninguna empresa quede aislada por elegir un proveedor distinto al de su cliente o proveedor.

Si el emisor utiliza una plataforma privada, esa plataforma está obligada a remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública de la AEAT, que actúa como repositorio universal de todas las facturas emitidas en España.

El destinatario, por su parte, debe informar sobre el estado de cada factura: si la acepta, si la rechaza y en qué fecha se produce el pago efectivo. Esta trazabilidad es una de las piezas centrales de la reforma, pensada para reducir la morosidad entre empresas.

Cuantos más procesos contables lleves centralizados hoy, algo que nuestro servicio de contabilidad colaborativa facilita, menos fricción tendrás cuando factura electrónica y VeriFactu convivan con tu día a día.

Qué revisar en tu pyme para no llegar tarde

No hace falta activarlo todo el mismo día, pero sí conviene ir revisando algunos puntos con margen:

• Comprobar el software de facturación que usa hoy tu empresa y si tu proveedor ya prevé el cumplimiento de VeriFactu y de los formatos de factura electrónica exigidos.
• Decidir la vía de intercambio: plataforma privada, solución pública, o una combinación de ambas, según el volumen de clientes y proveedores con los que trabajas.
• Revisar los circuitos internos de aceptación, rechazo y comunicación de pagos, porque la ley exige responder sobre el estado de cada factura en un plazo máximo de cuatro días naturales.
• Anticipar el impacto en la fiscalidad trimestral: si un trimestre se presenta tarde por errores en la migración, entran en juego los recargos por presentar el IVA fuera de plazo, que conviene evitar desde el primer momento.

En Octoedro llevamos la asesoría fiscal de empresas y autónomos en Barcelona, y ayudamos a planificar este tipo de cambios normativos con margen, sin que la obligación coja a nadie de improviso a última hora.

Empieza a preparar tu empresa antes de que llegue el plazo

Todavía queda margen para adaptarse, pero ese margen se reduce a medida que se acerca 2027. Cuanto antes revises tu software, tu proveedor y tus circuitos internos, con menos tensión llegará el cambio a tu factura electrónica pyme.

En Octoedro preferimos que ese margen se use para anticiparse, no para llegar con la obligación ya encima.

Si tu empresa necesita apoyo para preparar la factura electrónica o revisar cómo le afecta el calendario según su facturación, contacta con nosotros y lo revisamos juntos.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en pymes